E-Mail Archivierung 2018-11-29T17:11:35+00:00

by Secure Mail Gateway

E-Mail-Archivierung für Unternehmen

Rechtskonform, vollautomatisch, revisionssicher

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Seit dem 01.01.2017 gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) verpflichtend. Alle anderen Vorschriften des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen werden an diesem Stichtag hinfällig. Davon betroffen ist auch das Thema E-Mail Archivierung.

Warum müssen E-Mails archiviert werden?

Für Geschäfts-E-Mails greifen inzwischen die gleichen rechtlichen Vorgaben wie bei klassischen Briefen. Denn die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) schreiben seit dem 1.1.2017 verpflichtend vor, dass E-Mails genau wie andere Unterlagen den üblichen Fristen entsprechend aufbewahrt werden müssen. Dies gilt, wenn E-Mails die Funktion eines Belegs oder eines Geschäftsbriefes aufweisen oder auch, wenn sie steuerlich relevante Anhänge, wie Rechnungen oder Angebote, beinhalten. Abhängig von der steuerlichen Relevanz und der Art der E-Mails beträgt die Aufbewahrungsfrist 10 bis 15 Jahre.

Solche E-Mails müssen jederzeit verfügbar und auswertbar sein und das selbstverständlich manipulationsgeschützt. Das Ausdrucken und Ablegen von E-Mails in Papierform reicht nach GoBD nicht. Bei verschlüsselter Mailarchivierung muss zudem gewährleistet sein, dass ein Steuerprüfer jederzeit einen unverschlüsselten Zugriff zu diesen erhält.

Meist die günstigste Lösung: Eine E-Mail-Archivierungs-Software

Der Aufwand für die notwendige Archivierung entsprechend den GoBD ist enorm, denn es müssen sämtliche Angebote, Ein- und Ausgangsrechnungen oder Geschäftsbriefe archiviert und jederzeit abrufbereit gehalten werden. Für Unternehmen – selbst für kleine Betriebe – ist dies auf manuelle Weise kaum oder nur mit hohen Kosten zu bewältigen. Mit einer leistungsfähigen Cloud-Lösung lassen sich relevante E-Mails meist günstig und ohne großen Aufwand rechts- und revisionssicher archivieren.

E-Mail-Archivierung: Vorteile

  • Sichere Aufbewahrung: Ihre geschäftlichen E-Mails mit oftmals sensiblen Inhalten gehen nicht verloren, denn sie werden vollautomatisch und sicher gespeichert (100% Archivierung bis zu 30 Jahre möglich).
  • Einfache Verwaltung: Mit nur wenigen Klicks lässt sich der Im- oder Export von E-Mails verwalten oder grundsätzliche Einstellungen wie Archivierungsdauer etc. vornehmen. Das spart den IT-Verantwortlichen Zeit und somit Kosten.
  • Einfaches Finden gesuchter Mails: Gute Suchalgorithmen und eine umfangreiche Volltextsuche helfen bei der schnellen Suche. Über verschiedene Suchparameter können die Ergebnisse eingeschränkt und präzisiert werden.
  • Rechtskonform: Sie erfüllen damit die rechtlichen Vorgaben und die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien. Zum Beispiel können einzelne Nutzer gezielt ausgeschlossen oder verschiedene Aufbewahrungsfristen für unterschiedliche Bereiche festgelegt werden.
  • Revisionssicher: Im Fall einer Revision lässt sich in Sekundenschnelle ein Zugang für eine externe Person mit zeitlich begrenztem Zugriff einrichten.
  • Keine- Hard- und Software-Installation vor Ort: Als Cloud-Anwendung steuern Sie die Archivierung bequem über das webbasierte Control Panel.
  • Feste, kalkulierbare Kosten nach Anzahl der User, jetzt Angebot anfordern
  • Der Betrieb in deutschen redundanten Rechenzentren garantiert die sichere Aufbewahrung, Rechtssicherheit und die Einhaltung deutscher Datenschutzrichtlinien.
  • Volle 24/7/365 Überwachung und Support: Sie kümmern sich um Ihr Geschäft, wir uns zusammen mit dem Hersteller Hornetsecurity um den laufenden Betrieb. Und wenn es mal klemmt, unterstützt der Support rund um die Uhr.

So funktioniert sichere E-Mail-Archivierung:

Da für eine rechtskonforme Aufbewahrung die Manipulation einzelner Nachrichten ausgeschlossen sein muss, erfolgt die Archivierung gleichzeitig mit dem Empfang und dem Versand der E-Mails. Die E-Mails werden so unverändert und unveränderbar im Original in redundanten Rechenzentren in Deutschland gespeichert.

Verwaltet wird die Lösung über das webbasierte Control Panel, das in siebzehn verschiedenen Sprachen auch für den internationalen Gebrauch verfügbar ist. Zusätzliche Sprachen können in kurzer Zeit implementiert werden.

Der Übertragungsweg zwischen Archiv und Mailserver wird per TLS verschlüsselt (soweit Ihr Mailserver dies unterstützt). Das garantiert größtmöglichen Schutz Ihrer Daten während des Transportweges.

Zusatz-Features bringen weiteren Komfort und unterstützen die Einhaltung von rechtlichen Vorgaben: So können zum Beispiel private Mails durch Benutzer markiert werden, damit ein Revisor bei diesen Mails nur den Betreff sehen kann.

Auch interne Mails lassen sich revisionssicher archivieren und wie ein- und ausgehende externe E-Mails durchsuchen und wieder abrufen.

Holen Sie sich Ihre Testversion für die einfach, sichere und rechtskonforme E-Mail-Archivierung in Verbindung mit unserem professionellen Spam- und Virenschutz für Unternehmen. Mehr Informationen dazu finden Sie hier.

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Mit dem E-Mail-Archive Service werden Kopien eingehender E-Mails noch vor dem eigenen Mailserver im Archiv von Hornetsecurity revisionssicher abgelegt und das bis zu 30 Jahre. Eine Veränderung oder gar Löschung der E-Mails ist vor Ablauf der Lagerfrist nicht möglich. Im Falle einer Prüfung kann ein Revisionszugang über das zentrale  Verwaltungsmodul, das Control Panel, eingerichtet werden.

Konzentrieren Sie sich auf das, was wirklich wichtig ist: Ihr Geschäft. Wir kümmern uns um die sichere Archivierung Ihrer E-Mails – vollautomatisch und ohne Kompromisse.

 

Mehrere räumlich getrennte, voneinander unabhängige Datenspeicher

 

Verschlüsselung des Übertragungsweges zwischen Archiv und Mailserver per TLS

 

Markierung von privaten E-Mails durch Benutzer

 

Sichere Archivierung nach deutschen Datenschutzrichtlinien

 

Als Managed Appliance erhältlich

 

Umfangreiche Volltextsuche im Archiv nach zahlreichen Kriterien

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