Einrichtung des Aeternum Archivierungsservice

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Folgend wird die Einrichtung von dem Secure Mail Gateway Archivierungsservices erklärt.

Hinweis:
Damit man Aeternum nutzen kann, wird das auch der Spamfilter Service (Premium Filter) benötigt. Bei der E-Mail Archivierung werden automatisch nur alle externen Mails archiviert. Um diese Archivieren zu können, muss die Filterung der E-Mails aktiviert sein.

Ausgehende E-Mails werden nur archiviert, wenn Sie über den von Secure Mail Gateway zur Verfügung gestellten Spamfilter Service abgeschickt werden.

Theoretisch ist mithilfe eines Journaling-Postfaches auch eine E-Mail Archivierung möglich. Bei der Einrichtung können Ihr Provider oder Ihr Mailserver-Anbieter Ihnen weiterhelfen. Sollten jedoch Fragen auftreten, biete PORTFORMANCE gerne seine Unterstützung an.

Einrichtung und Aktivierung von Aeternum:

Gehen Sie in dem Control Panel in den Bereich „Management“.

Gehen Sie anschließen auf den Reiter „E-Mail“ und danach auf „Archivierung“. Hier können Sie die Dauer der Archivierung und den Domain der Archiviert werden soll auswählen.

Es folgt ein Warnhinweis der Ihnen mitteilen wird, dass die Archivierung etwas kostet.

Nachdem Sie die Einstellungen gespeichert haben, werden mit sofortiger Wirkung alle E-Mails archiviert.

Hinweis zur Archivierung bzw. Aufbewahrungsfrist der Mails im Archiv:
Alle archivieren E-Mails werden je nach Benutzer n+1 Jahr lang aufbewahrt. „n“ steht für die ausgewählte Zeit.

Hinzufügen einer Ausnahme:

Benutzer, wie zum Beispiel der Betriebsrat, können der Archivierung entgehen, indem Sie der Ausnahmelist hinzugefügt werden.

Dazu können Sie in dem Drop-Down-Menü den Benutzer oder die Gruppe auswählen und die Zeit der abweichenden Archivdauer eintragen. Bei Ausschluss eines Benutzers bzw. einer Gruppe aus der Archivierung können Sie zwei Möglichkeiten wählen:

  • Deaktivierung eines Benutzers oder einer Gruppe: E-Mails für den Benutzer/die Gruppe werden im eigenen Archiv des Nutzers/der Gruppe nicht archiviert.
  • Alle: Der gesamte E-Mail-Verkehr mit der Gruppe/dem Benutzer wird nicht archiviert.
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