Einrichtung und Nutzung Continuity Service

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1. Aufbau und Funktion

Bei einem Ausfall Ihres E-Mails Servers springt der Continuity Service von Secure Mail Gateway ein. Dieser speichert ein und ausgehende Mails bis zu drei Monaten und versucht kontinuierlich die Mails weiter zuzustellen.

Das Folgende soll eine kurze Anleitung zur richtigen Einstellung und Nutzung des Continuity Services sein. Der Aufbau des Systems wird auf der 1 Abbildung dargestellt.

Das System kennt zwei Betriebsarten:

  1. Normalbetrieb
  2. Notfallbetrieb im Störfall
  • Fall: Sollte ein Normalbetrieb im Vorgang sein, werden alle E-Mails, nach der Filterung von Secure Mail Gateway, an den E-Mail-Server des Empfängers zugestellt.
  • Fall: Sollte Ihr E-Mailserver nicht mehr erreichbar sein, werden alle E-Mails direkt nach der Filterung auf Secure Mail Gateway Servern gespeichert. Diese können über das Webmail-Interface des Portals bearbeitet werden.

Wenn Ihr Mail Server wieder aktiv ist, wird vom Notfallbetrieb wieder in den Normalbetrieb gewechselt. In diesem Moment werden alle E-Mails, die sich im Posteingang des Secure Mail Gateway Servers befinden, an Ihren Mail Server geschickt und auf unserem Server gelöscht. E-Mails die im Webmail-Interface gelöscht wurden, können nicht erneut zugestellt werden

Wichtig: Der Notfallbetrieb kann manuell und automatisch erfolgen. Wird die automatische Aktivierung bevorzugt, bitten wir Sie sich mit dem PORTFORMANCE Support Team Kontakt aufzunehmen.

Zusammen mit der Ankunft der E-Mail beim E-Mail-Server des Empfängers oder von Secure Mail Gateway, wird eine Kopie an das Portformance E-Mail Archiv gesendet und dort für 90 Tage gespeichert. Sollten Sie von einem Secure Mail Gateway E-Mail-Relay Ihres E-Mails senden, werden auch diese Archiviert.
Archiviert E-Mails sind jederzeit Ihnen zur Verfügung gestellt und können jederzeit an einen aktiven E-Mail-Server zugestellt werden.

2. Grundkonfiguration

Der Secure Mail Gateway E-Mail Continuity Service ist im Control Panel in den Einstellungen im Managment-Modul aktivierbar (Abbildung 2).

Der Service ist für jeden Benutzer zum individuell Einstellen gedacht und somit kein muss.


Wichtig: Wird der Continuity-Service für den ganzen Betrieb benutzt, müssen die E-Mail-Adressen vor einem Notfallbetrieb im Control Panel angelegt sein.

Sollten E-Mails vor dem Anlegen der E-Mail-Adresse an diese ankommen, werden die E-Mails zurückgewiesen. (Bei keinem Ausfall prüft der E-Mail Server des Empfängers die E-Mails) 

Wollen Sie den Continuity Service nur einzelnen Nutzern ermöglichen, können Sie deren E-Mail-Adressen aus einer Liste hinzufügen und speichern.

Wichtig: Wenn Sie ausgehende E-Mails im Secure Mail Gateway Archiv speichern wollen muss von Ihrem Mailserver mit unserem E-Mail-Relay bzw. „Smarthost“ verbinden.

 3. Abruf gesicherter E-Mails über das Control Panel

Der angemeldete Benutzer im Control Panel kann seine empfangenen E-Mails im Arbeitsbereich einsehen und ein weiteres Mal die E-Mail sich zukommen lassen. Das Betrifft auch die E-Mails die von dem Continuity Service umgeleitet wurden. Diese werden Ihnen 90 Tage zur Verfügung gestellt. Auch können ausgehende E-Mails wieder zugestellt werden. Hierbei ist wichtig, dass der Versand über Portformance läuft.
Das Outlook-Plugin von Secure Mail Gateway ist auch für die Verwendung des Secure Mail Gateway Archivs gedacht und ermöglich das Anzeigen und das Weiterleiten.

4. Erweiterte Konfiguration

4.1. Automatischen Umschaltung

Sollte der Zielserver nicht antworten (Timeout) oder tritt eine 400-er Fehlermeldung auf, werden alle eingehenden E-Mails an die Server von Portformance umgeleitet. Auf diese E-Mails kann man dann im Webmailer weiter zugreifen.

5. Mailabruf während eines Serverausfalles

5.1. Abruf über den Webmail Service

Sollte der Notfall-Betrieb aktiviert sein, können Sie in dem Secure Mail Gateway Portal weiterhin Ihre E-Mails bearbeiten. Der Webmailer ist unter folgender E-Mail Adresse verfügbar: https://control.hornetsecurity.com/webmail/. Zur Anmeldung geben Sie bitte Ihre Benutzerdaten vom Control Panel ein.

Der Administrator kann für die Benutzer Passwörter im Control Panel eintragen. Dafür geht der Administrator im Control Panel auf das Modul „Management“ und geht dann auf „Benutzer“.

Das Passwort kann im Nachhinein vom Benutzer selbst geändert werden. Zum einen im Control Panel, zum andren ist ein neues Passwort beim Anmelden anforderbar.

Wichtig: Sollte Sie ein neues Passwort anfordern, kann es im aktiven Notfallbetrieb dazu kommen, dass die E-Mail mit dem neuen Passwort Sie nicht erreicht und Sie in diesem Zeitraum keinen Zugang zu Ihren E-Mails haben.

In diesen Fällen, kontaktieren Sie bitte Ihren Administrator oder den Support von Portformance.

5.2. Abruf über einen E -Mail-Client

Anstatt bei einem Ausfall Ihres Mailservers den Webmailer zu verwenden, können Sie auch einen eigenen E-Mail Client mit zusätzlichen POP- oder IMAP-Postfach Verbindungen verwenden. Alternativ zu Webmail können Sie bei einem Ausfall Ihres Mailservers Ihren eigenen Mailclient nutzen. Richten Sie hierzu in Ihrem Mailclient ein zusätzliches POP- oder IMAP-Postfach mit den folgenden Verbindungsdaten ein (Abbildung):

  • POP-Server: pop.hornetsecurity.com
  • Alternativ, IMAP-server: imap.hornetsecurity.com
  • SMTP-Server: smtp.hornetsecurity.com

Achten Sie bitte auf die genaue Rechtschreibung bei der Eingabe des Benutzernamens (E-Mail-Adresse). Bei „Wiederverfügbarkeit“ des E-Mailservers werden die E-Mails zu Ihrem Server transferiert.

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