Email Archiving

E-Mail-Archivierung für Unternehmen

Seit dem 01.01.2017 gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) verpflichtend. Alle anderen Vorschriften des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen werden an diesem Stichtag hinfällig. Davon betroffen ist auch das Thema E-Mail Archivierung.

Jetzt für 14 Tage
kostenfrei testen

Demo anfordern

Leistungen

Rechtskonform, vollautomatisch, revisionssicher

Der Aufwand für die notwendige Archivierung entsprechend den GoBD ist enorm, denn es müssen sämtliche Angebote, Ein- und Ausgangsrechnungen oder Geschäftsbriefe archiviert und jederzeit abrufbereit gehalten werden. Für Unternehmen – selbst für kleine Betriebe – ist dies auf manuelle Weise kaum oder nur mit hohen Kosten zu bewältigen. Mit einer leistungsfähigen Cloud-Lösung lassen sich relevante E-Mails meist günstig und ohne großen Aufwand rechts- und revisionssicher archivieren

Ausschluss einzelner Nutzer von der Archivierung

Um Datenschutzrichtlinien einhalten zu können, ist es beispielsweise möglich den Betriebsrat von der automatischen E-Mail-Archivierung auszuschließen.

Archivierung interner E-Mails (optional)

Auch intern versendete und empfangene E-Mails können archiviert werden. Über die Journaling-Funktion Ihres Mailservers werden diese bereitgestellt und bleiben ebenfalls im Original unveränderbar gespeichert.

Markierung von privaten Mails durch Benutzer

Persönliche E-Mails können als Privat markiert werden. Somit ist nur noch der Betreff zu sehen und die Privatsphäre des Benutzers bleibt gewährleistet, ohne die Integrität des Archivs zu gefährden.

25 GB Speicherplatz je Benutzer inklusive

Pro Postfach steht Ihnen eine Archivgröße von 25 GB zur Verfügung, welche für den gesamten Archivierungszeitraum gültig ist. Tatsächlich genutztes Archivvolumen wird über alle Postfächer eines Kunden ermittelt.

Verschlüsselung des Übertragungswegs

Die Verschlüsselung Ihrer Daten erfolgt über TLS während des Transportweges (soweit vom Mailserver unterstützt). Dies schützt Sie vor ungewollten Veränderungen der Inhalte oder angehängten Dateien.

Aufbewahrungsfristen regulieren

Für geschäftliche E-Mails gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen (z. B. Buchungsbelegen, Rechnungen oder Bewerberdaten). Konfigurieren Sie die Archivierungsdauer individuell zwischen 6 Monaten bis zu 30 Jahre.

Funktionsweise der E-Mail-Archivierung

Mit dem E-Mail-Archive Service werden Kopien eingehender E-Mails noch vor dem eigenen Mailserver im Archiv von Hornetsecurity revisionssicher abgelegt und das bis zu 30 Jahre. Eine Veränderung oder gar Löschung der E-Mails ist vor Ablauf der Lagerfrist nicht möglich. Im Falle einer Prüfung kann ein Revisionszugang über das zentrale Verwaltungsmodul, das Control Panel, eingerichtet werden.

Konzentrieren Sie sich auf das, was wirklich wichtig ist: Ihr Geschäft. Wir kümmern uns um die sichere Archivierung Ihrer E-Mails – vollautomatisch und ohne Kompromisse.

Die Vorteile

Die Vorteile der E-Mail-Archivierung

  • Sichere Aufbewahrung

    Ihre geschäftlichen E-Mails mit oftmals sensiblen Inhalten gehen nicht verloren, denn sie werden vollautomatisch und sicher gespeichert (100% Archivierung bis zu 30 Jahre möglich).

  • Einfache Verwaltung

    Mit nur wenigen Klicks lässt sich der Im- oder Export von E-Mails verwalten oder grundsätzliche Einstellungen wie Archivierungsdauer etc. vornehmen. Das spart den IT-Verantwortlichen Zeit und somit Kosten.

  • Einfaches Finden gesuchter Mails

    Gute Suchalgorithmen und eine umfangreiche Volltextsuche helfen bei der schnellen Suche. Über verschiedene Suchparameter können die Ergebnisse eingeschränkt und präzisiert werden.

  • Volle 24/7/365 Überwachung und Support

    Sie kümmern sich um Ihr Geschäft, wir uns zusammen mit dem Hersteller Hornetsecurity um den laufenden Betrieb. Und wenn es mal klemmt, unterstützt der Support rund um die Uhr.

  • Revisionssicher

    Im Fall einer Revision lässt sich in Sekundenschnelle ein Zugang für eine externe Person mit zeitlich begrenztem Zugriff einrichten.

  • Keine- Hard- und Software-Installation vor Ort

    Als Cloud-Anwendung steuern Sie die Archivierung bequem über das webbasierte Control Panel.

  • Rechtskonform

    Sie erfüllen damit die rechtlichen Vorgaben und die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien. Zum Beispiel können einzelne Nutzer gezielt ausgeschlossen oder verschiedene Aufbewahrungsfristen für unterschiedliche Bereiche festgelegt werden.

  • Sicherer Betrieb

    Der Betrieb in deutschen redundanten Rechenzentren garantiert die sichere Aufbewahrung, Rechtssicherheit und die Einhaltung deutscher Datenschutzrichtlinien.

Warum müssen E-Mails archiviert werden?

Für Geschäfts-E-Mails greifen inzwischen die gleichen rechtlichen Vorgaben wie bei klassischen Briefen. Denn die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) schreiben seit dem 1.1.2017 verpflichtend vor, dass E-Mails genau wie andere Unterlagen den üblichen Fristen entsprechend aufbewahrt werden müssen. Dies gilt, wenn E-Mails die Funktion eines Belegs oder eines Geschäftsbriefes aufweisen oder auch, wenn sie steuerlich relevante Anhänge, wie Rechnungen oder Angebote, beinhalten. Abhängig von der steuerlichen Relevanz und der Art der E-Mails beträgt die Aufbewahrungsfrist 10 bis 15 Jahre.

Solche E-Mails müssen jederzeit verfügbar und auswertbar sein und das selbstverständlich manipulationsgeschützt. Das Ausdrucken und Ablegen von E-Mails in Papierform reicht nach GoBD nicht. Bei verschlüsselter Mailarchivierung muss zudem gewährleistet sein, dass ein Steuerprüfer jederzeit einen unverschlüsselten Zugriff zu diesen erhält.

So funktioniert sichere E-Mail-Archivierung

Da für eine rechtskonforme Aufbewahrung die Manipulation einzelner Nachrichten ausgeschlossen sein muss, erfolgt die Archivierung gleichzeitig mit dem Empfang und dem Versand der E-Mails. Die E-Mails werden so unverändert und unveränderbar im Original in redundanten Rechenzentren in Deutschland gespeichert.

Verwaltet wird die Lösung über das webbasierte Control Panel, das in siebzehn verschiedenen Sprachen auch für den internationalen Gebrauch verfügbar ist. Zusätzliche Sprachen können in kurzer Zeit implementiert werden.

Der Übertragungsweg zwischen Archiv und Mailserver wird per TLS verschlüsselt (soweit Ihr Mailserver dies unterstützt). Das garantiert größtmöglichen Schutz Ihrer Daten während des Transportweges.

Zusatz-Features bringen weiteren Komfort und unterstützen die Einhaltung von rechtlichen Vorgaben: So können zum Beispiel private Mails durch Benutzer markiert werden, damit ein Revisor bei diesen Mails nur den Betreff sehen kann.

Auch interne Mails lassen sich revisionssicher archivieren und wie ein- und ausgehende externe E-Mails durchsuchen und wieder abrufen.

E-Mail Archivierung
Testversion anfordern

Gerne stellen wir Ihnen eine Testversion zur Verfügung. Füllen Sie einfach das Formular aus und wir melden uns bei Ihnen.

Alternativ können Sie uns natürlich auch via E-Mail oder Telefon erreichen:

 

info@portformance.de
+49-9181-88308-0

+49-9181-88308-0

 

Wir freuen uns schon jetzt darauf, uns in Kürze mit Ihnen austauschen zu dürfen.

    Name* Firma
    E-Mail* Telefon
    Ihre Nachricht
    Newsletter
    Ja, ich möchte den kostenfreien Newsletter abonieren.
    Datenschutz*
    Ja, ich bin damit einverstanden, dass die PORTFORMANCE GmbH mich aufgrund meiner gestellten Anfrage kontaktiert. Zu diesem Zweck stimme ich einer Speicherung, Verarbeitung und Nutzung meiner Daten zu. Mein Einverständnis kann ich jederzeit mit Wirkung für die Zukunft formfrei widerrufen. (Weitere Informationen hierzu finden Sie hier)

    Know How

    Zertifizierungen