Nutzen Sie das Kontaktformular um eine Anfrage zu Ihrem Wunschprodukt zu stellen.
Ihr persönlicher Berater wird sich um Ihr Anliegen kümmern.
Daniel Schlupp
Senior IT Consultant
E-Mail Archivierung
DSGVO konforme Aufbewahrung deiner E-Mail Nachrichten
- Automatische rechtskonforme und revisionssichere E-Mail-Archivierung
- Aufbewahrung geschäftlicher E-Mails nach GoBD für bis zu 10 Jahre
- Sichere Archivierung in ausschließlich deutschen Rechenzentren
Rechtskonforme Aufbewahrung Ihrer E-Mails
Seit dem 01.01.2017 gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) verpflichtend. Davon betroffen ist auch das Thema E-Mail Archivierung.
Der Aufwand für die notwendige Archivierung entsprechend den GoBD ist enorm, denn es müssen sämtliche Angebote, Ein- und Ausgangsrechnungen oder Geschäftsbriefe archiviert und jederzeit abrufbereit gehalten werden. Für Unternehmen – selbst für kleine Betriebe – ist dies auf manuelle Weise kaum oder nur mit hohen Kosten zu bewältigen. Mit einer leistungsfähigen Cloud-Lösung lassen sich relevante E-Mails meist günstig und ohne großen Aufwand rechts- und revisionssicher archivieren.
Die E-Mail Archivierung (E-Mail Archiving) von Hornetsecurity ist eine Erweiterung für den Spamfilter.
Sorgenfreie Archivierung deiner gesamten E-Mails
Aufbewahrung in der Cloud
Als Cloud-Anwendung steuerst du die Archivierung bequem über das webbasierte Control Panel.
Rechtskonform
Du erfüllst damit die rechtlichen Vorgaben und die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien.
Revisionssicher
Im Fall einer Revision lässt sich in Sekundenschnelle ein Zugang für eine externe Person mit zeitlich begrenztem Zugriff einrichten.
Sichere Aufbewahrung
Ihre geschäftlichen E-Mails mit oftmals sensiblen Inhalten gehen nicht verloren, denn sie werden vollautomatisch und sicher gespeichert.
Sichere dir jetzt deine E-Mail Archivierung!
Kontaktiere uns ganz einfach für eine kostenlose Testversion der Hornetsecurity E-Mail Archivierung. Gerne beraten wir dich auch für deinen optimalen Schutz.
Kostenlose Demo anfordernFeatures der E-Mail Archivierung
Um die Erweiterung E-Mail Archivierung nutzen zu können, ist die Verwendung des Spamfilters von Hornetsecurity vorausgesetzt.
Ausschluss einzelner Nutzer von der Archivierung
Wähle welche Nutzer in der automatischen E-Mail-Archivierung berücksichtigt werden sollen.
Verschlüsselung per TLS
Für zusätzlichen Schutz Ihrer Dateien, erfolgt die Verschlüsselung der Daten über TLS. Diese Funktion ist nur möglich soweit der Mailserver es unterstützt.
Markierung von privaten Mails
Erhalte die Privatsphäre des Benutzers bei privaten E-Mails. Lediglich der Betreff ist für den Revisor zu erkennen und die Integrität des Archivs bleibt erhalten.
Archivierung interner E-Mails (Optional)
Du kannst auch den Mailverkehr interner Nachrichten archivieren.
25 GB Speicherplatz je Benutzer (Inklusive)
Jedem Nutzer wird eine Archivgröße von 25 GB bereitgestellt und ist gültig für den gesamten Archivierungszeitraum.
Aufbewahrungsfristen regulieren
Konfiguriere die Archivierungsdauer individuell, um auf unterschiedliche Aufbewahrungsfristen reagieren zu können.
Warum sollte ich meine E-Mails archivieren?
Welche Anforderungen muss eine Archivierung erfüllen?
Für Geschäfts-E-Mails greifen inzwischen die gleichen rechtlichen Vorgaben wie bei klassischen Briefen. Denn die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) schreiben seit dem 01.01.2017 verpflichtend vor, dass E-Mails genau wie andere Unterlagen den üblichen Fristen entsprechend aufbewahrt werden müssen.
Dies gilt, wenn E-Mails die Funktion eines Belegs oder eines Geschäftsbriefes aufweisen oder auch, wenn sie steuerlich relevante Anhänge, wie Rechnungen oder Angebote, beinhalten. Abhängig von der steuerlichen Relevanz und der Art der E-Mails beträgt die Aufbewahrungsfrist 10 bis 15 Jahre.
Warum werden E-Mails archiviert?
Geschäftskritische E-Mails müssen also jederzeit verfügbar und auswertbar sein und das selbstverständlich manipulationsgeschützt. Das Ausdrucken und Ablegen von E-Mails in Papierform reicht nach GoBD nicht. Auch eine einfache Speicherung in Outlook oder anderen Mail-Clients ist demnach nicht ausreichend. Bei verschlüsselter Mailarchivierung muss zudem gewährleistet sein, dass ein Steuerprüfer jederzeit einen unverschlüsselten Zugriff zu diesen erhält.
Mit Hornetsecurity erhalten Sie eine vollkommen automatisierte E-Mail Archivierung, welche alle ein- sowie ausgehenden E-Mails schon vor dem Eintreffen auf Ihrem Mailserver oder Ihrem Postfach sichert. So entsteht kein verwaltungstechnischer Aufwand für Ihre Administratoren. In der Cloud werden alle Daten revisionssicher und somit unveränderbar, sowie vollständig aufbewahrt.
Einfache Integration im Filtersystem
Da für eine rechtskonforme Aufbewahrung die Manipulation einzelner Nachrichten ausgeschlossen sein muss, erfolgt die Archivierung gleichzeitig mit dem Empfang und dem Versand der E-Mails. Die E-Mails werden so unverändert und unveränderbar im Original in redundanten Rechenzentren in Deutschland gespeichert.
Verwaltet wird die Lösung über das webbasierte Control Panel wobei der Übertragungsweg zwischen Archiv und Mailserver wird immer via TLS verschlüsselt. Das garantiert größtmöglichen Schutz Ihrer Daten während des Transportweges.
Zusatz-Features bringen weiteren Komfort und unterstützen die Einhaltung von rechtlichen Vorgaben: So können zum Beispiel private Mails durch Benutzer markiert werden, damit ein Revisor bei diesen Mails nur den Betreff sehen kann. Auch interne Mails lassen sich revisionssicher archivieren und wie ein- und ausgehende externe E-Mails durchsuchen und wieder abrufen.
Schneller Zugriff auf Ihre Daten
Mittels des Control Panels von Hornetsecurity sind Administratoren eine Vielzahl an Möglichkeiten gegeben. Dadurch kannst du die Archivierung des E-Mail-Verkehrs für das ganze Unternehmen steuern und verwalten.
Abruf und Wiederherstellung archivierter E-Mails
Dein gesamter E-Mail Verkehr ist im Control Panel abrufbar. Wird eine E-Mail versehentlich gelöscht kannst du die Nachricht zu jederzeit wiederherstellen.
Automatische Archivierung in der Cloud
Alle ein- und ausgehenden E-Mails werden automatisch in Ihrer original Form in den Rechenzentren von Hornetsecurity gespeichert.
Beratung vereinbaren
Wir beraten dich gerne persönlich zu deinen individuellen Möglichkeiten. Vereinbare eine Beratung über das Kontaktformular oder rufe uns einfach unter +49 9181 88308 0 an.
Fachexperte für Cloudtechnologie und Cloudsicherheit.
© PORTFORMANCE GmbH 2022
Alle Rechte vorbehalten